mercredi, novembre 07, 2007

Décider [gestion du temps]

Bon, ça y est vous avez fait une liste (voir aussi cet autre billet).

Maintenant, il faut décider de ce qu’on va en faire, il y a trois méthodes :

I. Première méthode : Le Post-it

  1. Prendre un post-it
  2. Recopier les trois choses qu’on s’engage à faire le lendemain quelque soit les circonstances. (« Celles qu’on fera », « celles qu’on doit faire », « celles qu’on veut faire » à vous de choisir ou simplement les trois premiers éléments.) Solution alternative, utiliser l’Emergent Task Planner (ETP) de David Seah ou sa version française à la place des notes repositionnables.
  3. Faire les trois choses prévue.

II. Deuxième méthode : La revue

Prendre le premier élément de la liste. Et répondre à quelques questions :

1. Y a-t-il quelque chose à faire à propos de cela ?

1.1. Non, il n’y a rien à faire : Jeter ou archiver pour plus tard (dans un échéancier) ou archiver comme référence (dans un système de fichiers).

1.2. Oui, il y a quelque chose à faire. Se poser les questions suivantes :

1.2.1. Est-ce à moi de le faire ?

1.2.1.1. Non : Confier à quelqu’un le soin de le faire. Faire une fiche pour le suivi et la placer dans l’échéancier.

1.2.1.2.Oui : plusieurs options :

1.2.1.2.1. Oui : Si c’est très rapide et qu’on peut le faire tout de suite. On le fait immédiatement. (Sauf si on a plusieurs éléments de même nature qu’on traitera ensemble).

1.2.1.2.2. Oui : s’il faut entre 10 et 20 minutes pour le faire, prévoir un jour pour le faire, le lendemain ou un jour ultérieur fixé. Noter l’action sur la liste du jour concerné (post-it avec date, ETP, agenda ou cahier…) ou sur une fiche correspondant au contexte dans lequel l’action doit être effectuée.

1.2.1.2.3. Oui : s’il faut plus de 10 ou 20 minutes pour le faire, il faut découper en éléments plus petits et définir la prochaine action qui permettra d’avancer vers l’objectif. Noter l’action sur la liste du jour concerné (post-it avec date, ETP, agenda ou cahier…) ou sur une fiche correspondant au contexte dans lequel l’action doit être effectuée. Si l’action correspond à une sorte de projet (quelque chose qui implique plusieurs actions et/ou plusieurs personnes avec une échéance), on peut ouvrir un dossier qui centralisera les informations et les actions.

1.2.1.2.4. Oui : mais on n’a pas les ressources suffisantes (moyens, informations, énergie, compétences…). Archiver pour plus tard (dans un échéancier) afin de voir réapparaître l’idée au moment choisi. Si l’élément apparaît régulièrement dans les listes sans produire aucun résultat, décider qu’on ne le fera pas ou reformuler en une action précise qui prendra moins de cinq minutes et qui fera progresser vers l’objectif.

1.2.1.2.5. Oui : mais cela n’a plus d’importance pour moi ou ce n’est plus dans mes priorités. Je décide que je ne le ferai pas.

2. Considérer l’élément suivant et reprendre au point 1 jusqu’à épuisement de tous les éléments de la liste.

3. Faire les trois choses prévues pour aujourd’hui.

III. Troisième méthode (Eisenhover / Covey):

Trier les éléments de la liste selon les quatre zones suivantes :

Important

Non-important

Urgent

A

B

Non-Urgent

C

D

Trier les éléments selon les 4 zones :

Feuille A : Important/Urgent

Feuille B : Non-Important/Urgent

Feuille C : Important/Non-Urgent

Feuille D : Non-Important/Non-Urgent

Jeter la feuille D (ne perdez pas votre temps avec ça).

Faire les éléments des feuilles A maintenant et déléguer autant que possible ceux de la feuille B et garder la feuille C pour demain ou planifier une réalisation ultérieure.

Cette méthode utile en temps de crise grave est à éviter sur le long terme. Il s’agit de travailler à améliorer son organisation pour que tous les éléments figurent dans la zone C.

M. Forster et D. Allen estiment que trier a priori par importance n’est pas important.

D. Allen estime qu’on doit choisir dans chaque contexte la meilleure chose à faire (en fonction du moment, de l’énergie, des ressources…). D’où l’importance pour lui d’avoir des listes par contexte.

M. Forster estime que si l’on fait la totalité des choses inscrites sur la liste (parce qu’on fait la liste de ce que l’on fera et non pas des choses à faire qu’on ne fera peut-être pas), commencer par le plus important n’a pas d’importance puisque tout sera fait.

IV. Pourquoi seulement trois choses ?

Parce que trois choses qu’on fera c’est mieux que dix qu’on pense faire et qu’on ne fera pas.

Ensuite, parce qu’il y a les choses qu’on fait et qui font partie de la routine, qu’on a l’habitude de faire et qu’on ne note pas tous les jours sur une liste. Une liste de contrôle suffit (routine du matin, routine du soir…).

Finalement, parce qu’il y a des choses imprévues (non planifiées) qu’on choisit de faire parce qu’on décide de les faire au moment où elles se présentent ou dans le cours de la journée. Il est néanmoins conseillé de les noter sur un cahier ou sur la feuille du jour. Le fait de noter permet de prendre du recul et évite de réagir de manière épidermique. Ainsi, le cortex vient au secours du cerveau reptilien, des tripes et de la moelle épinière.

NB : Thinkingrock est un bon logiciel pour gérer tout cela, les cartes bristol 3x5 (75x125), les notes autocollantes repositionnables ou les cahiers fonctionnent également très bien pour gérer tout cela.

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